Работа с текстом

Абзац это единица мысли

Абзац отделяют не пустой строкой ради красоты, а потому, что закончилась одна мысль и началась другая.

Слишком длинный абзац утомляет: глаз теряет строку. Слишком короткие рвут рассказ на куски, и текст начинает походить на список.

Разумная длина это три-пять предложений. Проверить легко: если в абзаце появилось второе «а ещё», пора начинать новый.

Заголовки и структура

Заголовки делят документ на части. Читатель пробегает их глазами и находит нужное, не читая всё подряд.

Ставят их стилями, а не ручным увеличением шрифта. Тогда программа соберёт оглавление сама и обновит его при изменениях.

Уровни заголовков не перескакивают. После первого идёт второй, а не сразу третий.

Списки

Список нужен там, где перечисляют равноправные вещи. Читать его легче, чем ту же перечисление внутри абзаца.

Нумерованный список говорит о порядке: шаги рецепта, места в соревновании. Маркированный говорит, что порядок неважен.

Одинаковые пункты пишут одинаково: все с глагола или все с существительного. Разнобой сразу заметен.

Шрифт и размер

Шрифты бывают с засечками и без. Первые привычны в книгах, вторые лучше читаются с экрана.

Размер выбирают по назначению: для чтения с бумаги обычно двенадцать пунктов, для проектора куда крупнее.

Выделять важное можно жирным. Подчёркивание в тексте лучше не использовать: в сети им помечают ссылки, и читатель попробует нажать.

Проверка

Программа подчёркивает незнакомые слова и грубые ошибки в согласовании. Это помощник, а не корректор.

Она не заметит, если вместо «компания» написано «кампания»: оба слова существуют. Не поймёт и путаницы в фактах.

Поэтому текст перечитывают сами, лучше вслух и не сразу после написания.

Печать и поля

Перед печатью смотрят на предпросмотр. Там видно, не уехала ли таблица за край и не осталась ли одинокая строка на последней странице.

Поля оставляют не меньше двух сантиметров, иначе текст упрётся в край. Для документов на скрепке левое поле делают шире.

Печатать черновики стоит с двух сторон листа. Бумага не бесконечна, а деревья растут медленно.

Приёмы, которые экономят часы

Сочетания клавиш быстрее мыши. Копирование, вставка, отмена и поиск делаются двумя пальцами, не отрывая рук от клавиатуры.

Автозамена исправляет частые опечатки на лету. В неё же вносят длинные слова, которые приходится набирать по десять раз.

А ещё почти любой редактор умеет считать слова и знаки. Для сочинения с заданным объёмом это первое, что стоит включить.

Совместная работа

Современные редакторы позволяют писать документ вдвоём и втроём одновременно. Каждый видит курсор соседа и его правки в тот же миг.

Рядом с текстом можно оставлять замечания, а не переписывать чужое. Автор потом сам решит, соглашаться или нет.

История версий хранит все состояния документа. Испортил текст неделю назад, вернулся к нужному дню и продолжил с него.

Сохранение и формат

Рабочий документ хранят в формате редактора, а готовый отправляют в pdf. Так у получателя ничего не съедет.

Имя файла делают говорящим и с датой. Через месяц среди десятка «докладов» найти нужный иначе не выйдет.

Про имена файлов читай урок «Имя и тип файла». Про таблицы с расчётами есть урок «Электронные таблицы».